Fleksible offentlige udbud giver de bedste løsninger

Af:

I seneste udgave af Dansk Erhvervs Avis fortæller partner i DLA Piper Denmark Kurt Bardeleben om de positive perspektiver i den nye udbudslov.

Kurt Bardeleben rådgiver fortrinsvis offentlige udbydere, men også private leverandører. Han har et bud på, hvad parterne skal til at tænke anderledes for at få det bedst mulige udbytte af de nye fleksible udbudsformer:

”De potentielle gevinster for både indkøbere og leverandører bør identificeres. Her kunne man jo begynde med at bede leverandørerne fortælle indkøberne, hvordan de kunne få bedre indkøb og mere udvikling/innovation ved at anvende de fleksible udbudsformer. Det er lidt som en ”blinkeleg”, hvor alle er enige om, at der er muligheder. Men ingen går rigtigt frem på banen og skærer det ud i pap, hvad det er, vi kunne opnå ved en mere innovativ tilgang til udbudsprocessen.”

Som eksempel nævner Kurt Bardebelen de store sortimentsudbud:

”De offentlige indkøbere har uden hold i love og regler kompliceret disse udbud helt unødvendigt. Indkøberne har været træge med at anvende mulighederne for enkle udbud uden at skulle holde styr på tusindvis af varenumre på lange lister. Også her er ”angsten” for klagesager en betydelig faktor.”

For Kurt Bardeleben er det svært at pege på en enkelt årsag til, at fleksible udbudsformer endnu ikke har vundet den store udbredelse:

”Jeg tror, at det dels handler om vanetænkning i en travl hverdag. Ganske vist gik der ikke lang tid fra udbudslovens vedtagelse og til ikrafttræden, hvilket ikke gav de offentlige indkøbere meget tid til at indrette sig efter de nye muligheder. Loven var imidlertid længe undervejs, og processen var fortumlet og præget af træghed, så parterne vidste længe, hvad der i store træk var på vej. Men i det offentlige kommer forberedelserne til godt købmandskab først, når juraen er på plads,” siger han.

Kurt Bardeleben hælder til følgende andre årsager til manglende udbredelse af fleksible udbudsformer:

”Der hersker også en angst hos de offentlige udbydere for at begå fejl og komme i klemme i klagemaskinen. Desuden er der en forestilling om, at dialogen med leverandørerne er ganske tidskrævende og kræver et stort setup.”

Tænk langt mere ”ud af boxen”

Det er de offentlige indkøbere, der skruer udbuddene sammen, men leverandørerne kan også aktivt gøre noget:

”Det ville hjælpe gevaldigt, hvis leverandørerne ville gøre sig den ulejlighed at pege konkret på, hvilke processer, der ville fremme bedre indkøb for det offentlige. Jeg tror, at virksomhederne skal tænke langt mere ”ud af boxen”, når de sælger til det offentlige, end det vi ser i dag. Leverandørerne bør tænke langt mere i processer og vise de offentlige indkøbere, hvordan de bedst får mere value for money. Der er en stor forskel på at have det offentlige og en privat virksomhed som kunde. De tætte samarbejdsrelationer, som to private virksomheder kan have, ser man ikke med det offentlige som den ene part,” understreger Kurt Bardeleben.

Forenkling og stramme processer

Hvad kan parterne gøre for at undgå, at fleksible udbudsformer resulterer i større omkostninger end nødvendigt – for eksempel til flere møder?

”På begge sider af bordet bør man tænke i forenkling og stramme processer. For eksempel kunne man sætte nogle standarder for antal deltagere, længden af møder samt antallet."

Vil udbredelse af fleksible udbudsformer resultere i, at færre udbudsforløb går i hårdknude og ender i klagenævnet eller for domstolene

”Angsten for klagesager er givetvis udbredt. Men det er en forsvindende lille del af de offentlige udbud, der havner i klagesystemet, og endnu færre kommer for domstolene. Jeg tror ikke, at fleksible udbudsformer vil gøre fra eller til. Vi har jo klagesystemet til at håndtere uenigheder og ridse reglerne op til også at afklare fremtidige udbud,” siger advokat Kurt Bardeleben.