Claves prácticas para la comunicación del Responsable del Sistema Interno de Información a la Autoridad Independiente de Protección a Informantes

El pasado 12 de agosto de 2025 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Orden PJC/908/2025, de 8 de enero, que fijaba el 1 de septiembre de 2025 como fecha de puesta en funcionamiento de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (“AIPI”). Esta fecha marcaba, en consecuencia, el inicio del plazo de dos meses para que las entidades sujetas a la Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (la “Ley de Protección a Informantes” o “LPI”) cumpliesen con la obligación de notificar a la AIPI el nombramiento y cese de los Responsables de sus Sistemas Internos de Información (“RSII”).

Hasta el 8 de febrero, la AIPI informaba en su página web de que esta obligación se mantenía en suspenso al no haberse habilitado todavía el formulario necesario para realizar la comunicación. Sin embargo, la publicación definitiva del formulario marca el inicio del plazo de dos meses para comunicar el nombramiento de los responsables del sistema.

Dado que esta obligación plantea diversas dudas prácticas sobre su cumplimiento y sus principales implicaciones, a continuación destacamos nueve claves prácticas a considerar durante este proceso:

1. Plazo. La AIPI ha fijado el 10 de febrero como fecha de inicio para la recepción de notificaciones relativas a la designación de los RSII. En consecuencia, el plazo de dos meses para realizar esta comunicación concluye el 10 de abril. Asimismo, es importante tener en cuenta que, una vez efectuada la primera notificación, los sujetos obligados deberán comunicar cualquier cese o nueva designación del RSII en el plazo de 10 días hábiles desde que se produzca. En este último caso deberán especificarse las razones que han justificado el cese.

2. Obligación de notificación. No todos los sujetos obligados por la Ley de Protección a Informantes deben comunicar el nombramiento o cese de su RSII a la AIPI. Esta obligación existe únicamente cuando el sujeto obligado dispone de establecimientos (i) en más de una comunidad autónoma; o (ii) en una única comunidad autónoma que no cuente con autoridad autonómica con competencias sancionadoras en el sector privado en aplicación de la Ley de Protección a Informantes (lo que ocurre en el caso de Aragón, Asturias, Illes Balears, Canarias, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Cantabria, Comunidad de Madrid, Extremadura, Región de Murcia, País Vasco, La Rioja, Ceuta y Melilla).

Por otro lado, cuando el sujeto obligado disponga de establecimientos exclusivamente en Andalucía, Cataluña, Comunidad Foral de Navarra, Comunidad Valenciana o Galicia, la comunicación deberá realizarse ante las autoridades autonómicas correspondientes. En todo caso, el hecho de que un sujeto obligado haya comunicado a la AIPI la designación del RSII no le exime de efectuar las notificaciones que procedan ante las autoridades autonómicas competentes en aquellas comunidades autónomas donde disponga de establecimientos y estas cuenten con competencias en el sector privado.

3. Solicitante. La solicitud puede realizarse tanto en nombre propio como en representación del interesado (persona física o jurídica). En este último caso, deberá aportarse el NIF o NIE del interesado, el correo electrónico al que la AIPI remitirá las notificaciones y un documento acreditativo de la representación para este trámite.

4. Tipos de solicitud. La plataforma contempla tres tipos de solicitudes: alta, baja y baja por cese. En todos los casos deberá indicarse la fecha de alta o de baja de la persona objeto de la notificación. Asimismo, en cualquiera de los trámites deberá especificarse si el sujeto obligado ha designado como RSII un órgano unipersonal o colegiado (que no podrá exceder de cinco miembros). Por último, conviene tener en cuenta que, cuando una baja vaya acompañada de una designación posterior, ambos trámites deberán realizarse por separado y en ese orden: primero la baja y, posteriormente, el alta.

5. Información sobre RSII. Además de los datos personales correspondientes a la persona designada, el formulario de comunicación del alta del Responsable contempla tres preguntas:

• Delegación en la gestión. El artículo 8.2 LPI dispone que, en caso de que el sujeto obligado haya optado por designar un órgano colegiado como RSII, deberán delegarse en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema y de tramitación de los expedientes de investigación. En este apartado deberá indicarse si la persona designada dispone de dichas facultades delegadas.
• Naturaleza del RSII. El artículo 8.6 LPI establece que, en aquellas entidades u organismos en los que ya exista una persona responsable de la función de cumplimiento o de integridad, esta podrá ser designada como RSII. En este apartado deberá indicarse si la persona designada desempeñaba previamente funciones de cumplimiento o integridad.
• Género del RSII. El formulario incluye también un apartado opcional en el que puede especificarse el género del RSII a efectos estadísticos.

 

6. Cargo del RSII. El formulario no incluye ningún apartado relativo al cargo del RSII. No obstante, los sujetos obligados deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 8.5 LPI, que establece que el RSII deberá ser un directivo de la entidad y ejercer sus funciones con independencia del órgano de administración o de gobierno. Asimismo, la AIPI ha indicado que, en caso de designarse un órgano colegiado como RSII, al menos uno de sus miembros deberá pertenecer a la entidad obligada.

Por otro lado, es pacífico que, en el caso de grupos de empresas, el RSII pueda ser común para todo el grupo. No obstante, en estos supuestos deberá realizarse una comunicación individualizada para cada entidad obligada. Esta misma obligación de comunicación individualizada aplica a aquellas empresas que compartan RSII al amparo de los arts. 12 y 14 LPI.

7. Designación del RSII por el sujeto obligado. El artículo 8.1 LPI dispone que el RSII deberá ser designado por “el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado”. De cara a verificar el cumplimiento de esta obligación, el formulario exige que se aporte el documento de nombramiento del RSII por el sujeto obligado, firmado con el sello de Persona Jurídica de la entidad. Esta exigencia también aplica al cese del Responsable. En el caso de los grupos de empresas, se exige que cada designación individualizada acompañe el nombramiento específico para cada sociedad, con independencia de que compartan un mismo RSII.

8. Datos del sujeto obligado. El formulario también exige aportar determinada información relativa a la organización, como la naturaleza pública o privada de la entidad, el número de trabajadores, la URL de la entidad, la URL del canal interno de información, el Código Nacional de Actividad Económica (CNAE) y el ámbito territorial de la entidad (esto es, si actúa en el plano municipal, autonómico, nacional o europeo)

9. Información adicional. Por último, el formulario incluye una serie de preguntas diferenciadas en función de si el sujeto obligado pertenece al sector privado o al sector público. En el caso del sector privado, estas cuestiones se orientan principalmente a identificar el ámbito de actividad del sujeto obligado, así como si se organiza como sindicato, organización empresarial o fundación, o si recibe o gestiona fondos públicos.

 

En definitiva, la habilitación del formulario para notificar el RSII a la AIPI abre una nueva fase en la aplicación práctica de la Ley de Protección a Informantes. Más allá de su carácter formal, este trámite ofrece a las organizaciones una oportunidad para revisar la designación del RSII y asegurar la correcta configuración de sus Sistemas Internos de Información.