Änderungen im BEEG: Elternzeitantrag künftig in Textform
Ab dem 1. Mai 2025 tritt eine bedeutende Änderung im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) in Kraft, die im Rahmen des IV. Bürokratieentlastungsgesetzes beschlossen wurde. Diese Änderung betrifft die Form der Anträge auf Elternzeit und Teilzeit während der Elternzeit. Bisher mussten diese Anträge schriftlich eingereicht werden, doch künftig genügt die Textform gemäß § 126b BGB.
Die zentrale Neuerung besteht darin, dass die bisher erforderliche Schriftform durch die Textform ersetzt wird. Dies betrifft den Antrag auf Elternzeit gemäß § 16 Abs. 1 BEEG, den Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit gemäß § 15 Abs. 7 BEEG, den Antrag auf Verringerung der Arbeitszeit gemäß § 15 Abs. 5 BEEG, die Ablehnung des Antrags durch den Arbeitgeber gemäß § 15 Abs. 7 S. 4 und 5 BEEG sowie die Ablehnung von Teilzeitarbeit bei einem anderen Arbeitgeber oder selbständiger Tätigkeit während der Elternzeit gemäß § 15 Abs. 4 S. 4 BEEG.
Die Umstellung auf die Textform bringt mehrere Vorteile mit sich. Zum einen werden bürokratische Hürden abgebaut, da die elektronische Bearbeitung von Anträgen effizienter und weniger zeitaufwendig wird. Zum anderen wird die Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern vereinfacht, da E-Mails und andere elektronische Kommunikationsmittel genutzt werden können.
Für Arbeitgeber ist jedoch erhöhte Vorsicht geboten. Arbeitnehmer genießen künftig bereits dann Sonderkündigungsschutz, wenn sie ihren Elternzeitantrag per E-Mail einreichen. Arbeitgeber können sich folglich nicht mehr auf die fehlende Schriftform stützen, und der Schutz des § 18 BEEG greift ab Zugang der E-Mail.
Die Änderung ist auch für die fristgerechte Bearbeitung von Teilzeitanträgen von Bedeutung. Gemäß § 15 Abs. 7 S. 5 Nr. 1 BEEG muss die Ablehnung des Antrags durch den Arbeitgeber spätestens innerhalb von vier Wochen nach Zugang des Antrags erfolgen. Während die Frist bisher erst mit Zugang des schriftlichen Antrags begann, läuft diese nunmehr ab Eingang des Antrags in Textform, z.B. per E-Mail. Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass auch formlos eingegangene Mitteilungen zeitnah geprüft und bearbeitet werden.
Will der Arbeitgeber den Antrag ablehnen, weil dringende betriebliche Gründe entgegenstehen, genügt künftig ebenfalls die Textform, was bedeutet, dass der Arbeitgeber den Antrag auch per E-Mail ablehnen kann. Wichtig ist jedoch, dass die Ablehnung rechtzeitig und nachweisbar erfolgt. Der Nachweis des Zugangs kann insbesondere bei E-Mails problematisch sein, weshalb es ratsam ist, Empfangsbestätigungen einzuholen.
Erstaunlicherweise wurde für die arbeitgeberseitige Ablehnung der verhältnismäßig selten ausgeübten vorzeitigen Rückkehroption das Schriftformerfordernis des § 16 Abs. 3 S. 2 BEEG beibehalten. Im Übrigen muss die Elternzeit nach wie vor formlos bestätigt werden, wie in § 16 Abs. 1 Satz 8 BEEG festgelegt.
Praxishinweis
Arbeitgeber sollten sich frühzeitig auf die neuen Regelungen vorbereiten und ihre internen Prozesse entsprechend anpassen. Eine klare Kommunikation und die Schulung der HR-Mitarbeiter sind entscheidend, um die Umstellung erfolgreich zu gestalten und sicherzustellen, dass alle Anträge ordnungsgemäß und fristgerecht bearbeitet und dokumentiert werden. Klare betriebliche Richtlinien für den Umgang mit elektronischen Anträgen sind empfehlenswert. Insbesondere sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass die elektronische Kommunikation den Datenschutzanforderungen entspricht. Es empfiehlt sich, eine spezielle E-Mail-Adresse für die Einreichung von Elternzeitanträgen einzurichten und nur einem begrenzten Kreis von Mitarbeitern Zugriff auf dieses Postfach zu gewähren. Außerdem ist es ratsam, für wichtige Kommunikation Empfangsbestätigungen einzuholen, um beispielsweise den Zugang von Ablehnungsschreiben nachweisen zu können.
Schließlich ist die Änderung der Formvorgaben auch für den Ausspruch von Kündigungen relevant: Mehr denn je gilt die Empfehlung für Arbeitgeber, betroffene Arbeitnehmer nicht schon vorab über anstehende Kündigungen zu informieren. Andernfalls besteht die (jetzt stark erhöhte) Gefahr, dass Arbeitnehmer noch vor Zugang der Kündigung einen Elternzeitantrag einreichen – denn das geht nun ganz bequem per E-Mail.
